Comment définir l'externalisation ...

La technique d'externalisation (en anglais outsourcing ou encore facility management) est à distinguer de quatre phénomènes avec lesquels elle est souvent confondue : la sous-traitance, le downsizing ou reengineering et la cession.
Les définitions de l'externalisation sont nombreuses et donc pas encore totalement clair pour tous les managers. Après enquête et en terme de définition spontanée de l'externalisation on retrouve généralement la « délégation d'une fonction », mais aussi sont associés à « assimilée à de la sous-traitance », « comment se recentrer sur son métier de base » et « avoir recours à un spécialiste ».
Nous pouvons définir l'externalisation commerciale comme « le fait de confier une activité et son management à un « fournisseur extérieur » pour les activités de production, ou à un « prestataire extérieur» pour les activités de service, plutôt que de la réaliser en interne.

Lorsque l'externalisation concerne le système d'information de l'entreprise, elle est dénommée « infogérance ».

Comment préparer, décider et mettre en oeuvre la stratégie d'externalisation d'activités ou l'outsourcing, en gardant comme objectif le recentrage de son coeur de métier. En d'autres termes, l'externalisation commerciale est utilisée pour permettre aux entreprises de se concentrer sur les activités stratégiques et créatrices de valeur : le « coeur de métier »
La réduction des couts et l'accroissement de la performance sont les objectifs les plus classiques de l'externalisation. Quelque soit le type d'externalisation, l'objectif visé sera toujours l'un des trois suivants :

• l'amélioration du fonctionnement de l'activité externalisée
• l'accroissement de la contribution de l'activité externalisée à la performance globale de l'entreprise.
• l'exploitation commerciale de l'activité externalisée ( le principe consiste à externaliser une activité pour qu'elle génère de nouveaux revenus)

L'externalisation commerciale connaît aujourd'hui une forte croissance et l'essor actuel de l'externalisation porte quant à lui essentiellement sur des activités de service(1), des activités de plus en plus proches du « coeur de métier ».
(1)Quinn J.B, L'Entreprise intelligente : savoir, services et technologie
Le phénomène d'externalisation de service n'est pas totalement nouveau car le problème d'arbitrage entre ressources internes et ressources externes s'est toujours posé. Par contre l'externalisation de services beaucoup plus stratégiques et critiques pour les entreprises comme l'informatique, les télécommunications ou la logistique par exemple est beaucoup plus récent.
Jusqu'à une période récente, de telles activités étaient considérées comme partie intégrante de l'entreprise et leur externalisation n'était qu'une solution de dernier recours pour les entreprises en mauvaise santé financière. Aujourd'hui l'externalisation est un outil de management couramment utilisé.

L'essor actuel de l'externalisation peut être attribué à des facteurs économiques. Ces facteurs sont au nombre de quatre :

• la création de valeur
• la croissance des marchés de prestation de services
• le développement NTIC (Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication)
• le recours au benchmarking (qui revient à comparer la performance de l'entreprise avec une « entreprise étalon » pour chaque maillon de la chaine de valeur.)

Les bénéfices généralement attribués à l'externalisation sont nombreux et eput être ramenée à l'un des quatre bénéfices génériques suivants :

• réduction des couts de l'activité externalisée
• l'amélioration de la performance de l'activité externalisée
• le recentrage sur le « coeur de métier » de l'entreprise
• l'amélioration de la gestion de l'activité externalisée

Contrat de prestation de services

Une opération d'externalisation est un partenariat à long terme. C'est également une opération qui doit s'avérer gagnante pour les 2 parties.

Beaucoup de contrats sont en général longs, voire très longs, et reposent sur une mécanique de rentabilité complexe pour les deux partenaires.

Certains contrats, fidèles à la tradition classique du contrat, laissent peu d'ouverture à la possibilité de changer les règles du jeu en cours d'exécution. Les parties doivent s'en tenir aux conditions de départ de leur coopération : un service défini, rendu pour un prix fixé une fois pour toutes.

Contrairement à ce qu'on pourrait penser, un outil contractuel trop rigide n'est favorable à aucune des deux parties en présence. Si les conditions sont perçues comme trop rigides, le client n'hésite pas à bloquer les factures, invoquant des inexécutions ou irrégularités afin de rentrer dans la seule possibilité de sortie laissée par le contrat, à savoir la résiliation pour faute.

La plupart des contrats de prestations de service, et l'externalisation n'y fait pas exception, comprennent la classique exclusion de responsabilité par laquelle le prestataire ne serait pas tenu de réparer les dommages indirects, comprenant les préjudices commerciaux, les préjudices financiers, les préjudices d'image, etc.
Les contrats d'externalisation sont parmi les plus sophistiqués et complexes. Ils touchent à des domaines du droit très différents (droit des obligations, droit social, droit fiscal, voire droit commercial). Il est difficile d'en apprécier les véritables écueils sans le recul de l'expérience, ce qui est le cas de la plupart des clients qui se livrent à ce type d'opération.

On n'externalise bien que ce que l'on maîtrise parfaitement. Ce qui signifie qu'il faut toujours prendre soin de conserver le niveau de compétences, de qualifications et d'expériences suffisant au sein de l'entreprise.